|
|
ЦЕЛИ ПРОВЕРКИ
Проверка библиотечных фондов проводится с целью:
• определения наличия зарегистрированных в учетной документации издании; •установления соответствия фактического фонда учетным документам.
Проверка библиотечного фонда дает также возможность:
• выявить ошибки в учете, обработке и хранении изданий, а также лиц, их допустивших;
• увидеть постановку учета выданных изданий;
• выявить читательскую задолженность;
• выявить и отметить редкие, ценные, краеведческие и другие издания, требующие особого внимания библиотекаря;
• отследить интенсивность использования книг (это служит основой для внесения корректив в комплектование и улучшение пропаганды незаслуженно забытых книг).
ВИДЫ ПРОВЕРКИ ФОНДА
Виды проверки фонда можно разделить на плановые, экстренные (внеочередные) и рабочие (текущие).
Плановая проверка проводится периодически, по нормативам для данного вида библиотек,
Экстренные проверки проводятся в случае смены материально ответственного лица (прием - сдача), при экстраординарных случаях перемещения фонда (переезд, ремонт), после стихийных бедствий, способных повлечь за собой утрату части фонда, при выявлении фактов хищения и порчи документов, злоупотреблений.
Рабочие (так называемые текущие) проверки периодически проводятся для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение ошибок в расстановке; исправление расстановочного шифра; выявление задолженнос¬ти; выявление изданий, подлежащих списанию по разным причинам). Такие проверки включаются в план работы библиотеки. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕРКИ ФОНДА
Плановую проверку необходимо тщательно готовить за 2 - 3 м до проведения. В чем это выражается?
1. Проверяем выборочно акты на списание, оформленные между верками (все ли книги вычеркнуты из инвентарных книг); если при частичной выборке обнаружены пропуски - проверяем весь акт;
2. Ликвидируем задолженность среди пользователей (проверяем читательские формуляры и работаем с должниками; возвращаем (библиотечки из кабинетов, если такое практикуется в школе; не забываем книги, выданные по книгообмену между школами);
3.Работаем с «Тетрадью учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»: проверяем, все ли оформлено, как полагается, составляем соответствующие акты;
4 Просматриваем фонд на предмет правильности расстановки и списания ветхих, устаревших книг (не забыть про книги, отложенные для ремонта!). Если фонд очень большой, а списание почему - либо давно не проводилось, возможно, есть смысл запланировать отбор литературы на списание в процессе проверки фонда. Это сократит время работы, но заметно усложнит сам процесс проверки фонда и увеличит риск возможных ошибок.
Важно: Документы, в которых ведется учет библцотечных фондов, являются финансовыми документами строгой отчетности, они должны храниться в закрывающихся шкафах, доступ к которым ограничен.
Для проведения плановых проверок составляется план проверок ( или график) на текущий год с указанием вида проверки: сплошной фонда библиотеки, частичной, выборочной.
Основанием для проведения проверки является приказ (см. Приложение 2). Приказом назначается проверочная комиссия (3-5 человек) во главе с председателем, который несет всю ответственность за ход, организацию и итоги проверки. В состав комиссии обязательно входит ответственный за проверяемый фонд сотрудник (а при передаче библиотеки принимающий библиотеку), а также представитель бухгалтерии. Создание комиссии необходимо для того, чтобы работа по проверке была юридически организована и оформлена.
В приказе также указываются причина проверки, сроки проверки, кроме того, может быть указан способ проверки и режим работы библиотеки на данный период.
Любые изменения в составе комиссии оформляются приказом
Членов комиссии необходимо познакомить с их задачами:
- разработка календарного плана ПФ;
- определение метода проверки;
- подсчет необходимых трудозатрат для определения сроков ПФ;
- непосредственное проведение проверки;
- подведение и оформление итогов ПФ.
В проверке принимают участие все работники библиотеки, могут привлекаться и временные сотрудники с оплатой по трудовому дого¬вору.
Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов: подготовительный, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.
Подготовительный этап
Подготовительные мероприятия включают:
- разработку календарного плана работы;
- подсчет необходимых трудозатрат на все виды операций (рассчиты¬ваются с использованием «Межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», 1997);
- определение сроков проведения проверки (зависят от числа участ¬ников и методов проверки, форм учета, структуры фонда, организации и условий труда, а также режима работы библиотеки на период проверки.)
Необходимо учесть, что ПФ проводится во время, которое менее ущербно для пользователей (обязательно вывешивается объявление с указанием сроков).
На время проверки библиотека закрывается, но книги от читателей принимаются.
В подготовительный период главное внимание члены комиссии уде¬ляют проверке правильности оформления учетных документов:
- инвентарных книг;
- книг суммарного учета;
- сопроводительных документов о приеме книг;
- актов на списание между проверками;
- актов предыдущих проверок со списками недостающих документов.
Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены, и исправлены все ошибки в ведении учетных документов, в том числе должно быть вы¬полнено оформление выбытия (отметки в инвентарных книгах) всех из¬даний, которые были предназначены к списанию по результатам предыдущих проверок.
Только после этого комиссия приступает к непосредственной проверке фонда.
Подготовительный период заканчивается инструктированием членами комиссии участников проверки и определением круга их обязанностей.
|
