|
|
Основной этап
Основной этап—проверка фонда. Существует несколько способов проверки: непосредственная сверка фонда с учетным документом (инвентарной книгой), при помощи контрольных талонов, по алфавитному каталогу. Выбор зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.
Проверка по инвентарным книгам
Рекомендуется библиотекам с фондом до 50 тысяч. Этот способ отли¬чается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг ведет к их физическому износу. Работая парой, за 1 час можно проверить не более 80 изданий.
Проверка с помощью контрольных талонов
Памятуя о том, что плановая проверка согласно документам должна проводиться раз в 5 лет, лучше выбрать другой способ проверки - по контрольным талонам, которые будут использоваться и в дальнейшем.
Суть такой проверки: издания сверяют по специально расставленным карточкам, из которых потом создают картотеку контрольных талонов. Само написание карточек (талонов) занимает значительное время (их можно подготовить заранее с помощью учащихся), но операция сличения издания с контрольным талоном резко ускоряется; этот способ отличается большой результативностью.
В случае острой производственной необходимости по контрольным талонам можно проверять библиотечный фонд, не закрывая библиотеку; читателям выдают только те книги, которые уже проверены, на книжных формулярах которых и на самих изданиях стоит пометка.
Подготовить контрольные талоны можно двумя способами:
- написать, используя информацию непосредственно из инвентар¬ных книг (таким образом, талоны сразу расставляются по инвентарным номерам);
- написать, используя информацию непосредственно из документа, просмотренного' de vizu и расставить по номерам.
Что выносится на контрольный талон?
1. Инвентарный номер (иди номера; если идут подряд для одного названия);
2. Фамилия автора;
3. Заглавие издания (можно первые два-три слова);
4. Год издания;
5. Цена (что зафиксирована на издании или в инвентарной книге, т.е. без переоценок).
Технология проверки книжного фонда при помощи контрольных талонов
1 вариант
Контрольные талоны написаны по инвентарным книгам и расставлены по инвентарным номерам с использованием каталожных разделителей через каждые 500 талонов, куда вынесены сведения «С №....ПО №....».
Алгоритм проверки:
• берем издание на стеллаже
• находим талон в картотеке
• сверяем с записью на талоне
• делаем принятые пометки о проверке на издании, на книжном фор¬муляре (это исключит двойной учет проверенных книг при их дальней¬шей выдаче читателям) и на талоне
• ставим книгу на место, а талон остается в картотеке (можно в вертикальном положении).
Когда все Издания проверены, переносим сведения о проверке из картотеки контрольных талонов непосредственно в инвентарную книгу (это может быть год проверки, цветная галочка или другое принятое комиссией обозначение).
Контрольное талоны (оставшиеся в горизонтальном положении), на которых не оказалось принятых отметок о проверке фонда, изымаем из данной картотеки и составляем из них картотеку недостающих изданий; с ними ведется дальнейшая работа (розыск, подготовка акта на списание).
2 вариант
Контрольные талоны пишутся во время непосредственной проверки биб¬лиотечного фонда. Алгоритм проверки:
• берем издание на стеллаже
• пишем контрольный талон
• делаем принятые пометки о проверке на издании и на талоне
• издание возвращаем на стеллаж
• талон ставится в ящик, где талоны расставляются по инвентарным номерам.
Когда на все издания, подлежащие проверке, написаны контрольные талоны и расставлены по инвентарным номерам, начинаем работать с инвентарными книгами. Переносим сведения о проверке с контрольных талонов в инвентарную книгу. Инвентарные номера, перед которыми не оказалось пометки о проверке, выносим в картотеку недостающих изданий (т.е. пишем талон на основании записи в инвентарной книге) и проводим работу по их розыску.
Примерные нормы работ по контрольным талонам на одного человека за один час работы
• «Написание талонов — 60 талонов (1 талон в минуту);
• Подбор контрольных талонов по инвентарным номерам — 270 тало¬нов (1 талон — 13 сек.);
• Сверка контрольных талонов с инвентарной книгой — 240 талонов (1,талон - 15 сек.).
В целом, на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратится 24-26 часов.
Некоторые технологические правила
Во время проверки фонда необходимо учесть следующее:
• Стеллажи, на которых стоят уже проверенные книги, помечаются обязательно, чтоб ясно видеть проверенную и не проверенную часть фонда,, т.е. иметь гарантию, что ни один стеллаж не был пропущен;
• Чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки библиотечного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник проверки в конце дня отмечает в тетради учета номера проверенных стеллажей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг, а также количество отложенных книг для дальнейшего выяснения. Ежедневно составляется сводка;
• Если в процессе проверки вы принимаете книги от читателей, то надо заранее оговорить вариант работы с этими книгами - сразу пишется талон на принятую книгу и делается пометка о проверке или отводите таким книгам отдельное место и работаете с ними в последнюю очередь;
• Книги с разного рода недоразумениями (под данным инвентарным номером числится не та книга; отмечена как выбывшая, нет инвентарного номера и т.д.) откладывать на специально отведенное место с соответствующими записями на них (обязательно в алфавитном порядке) и раз¬бираться с ними в конце проверки.
Прежде, чем считать книги пропавшими, надо хорошо поработать; просмотреть все отложенные ранее книги с разными пометками.
Например, одно и тоже издание; один экземпляр числится списанным и стоит на специальном стеллаже (где отложены книги для выяснения), а второй, точно такой же, не найден. При полном совпадении (год издания, цена) можно аккуратно поменять инвентарный номер.
Кроме того, можно приурочить к плановой проверке школьную акцию «Подари книгу библиотеке»: ребята приносят книги прошлых лет издания, среди которых могут найтись и книги, которых недостает.
При устранении ошибок и нахождении книг в инвентарной книге и на самой книге (на книжном формуляре) ставят отметку о проверке.
ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ
Завершающий этап проверки — подведение итогов и оформление соответствующей документации - акта (с объяснительной запиской) и списком недостающих изданий и других материалов.
Из контрольных талонов на отсутствующие документы составляется картотека. В месячный срок принимают меры к разысканию всех изданий и других материалов, не обнаруженных во время проверки, к устранению возникших недоразумений.
После того, как все возможные варианты розыска недостающих документов исчерпаны и подтверждены соответствующими документами, со¬ставляется список пропавших по неустановленным причинам изданий и других документов.
Акт с выводами комиссии и списком отсутствующих документов подписывается председателем и всеми членами комиссии и передается на рассмотрение директору образовательного учреждения. При несогласии с данными акта член комиссии ставит свою подпись и делает оговорку: «С актом проверки не согласен, см. объяснение.» ив письменном виде указывает причины несогласия; все это прикладывается к акту (См. Приложение,3) . При наличии разногласий по содержанию акта окончательное решение принимает должностное лицо, подписавшее приказ о проверке. Акт (со списками) утверждает директор.
Алгоритм, исключения утраченных книг см. в Приложении 3.
В том случае если выявлено значительное расхождение данных учет¬ных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть вы¬воды комиссии о причинах такого положения; в качестве приложения представляются объяснительные записки (см, Приложения 4, 5); выдвигаются предложения по устранению недостатков.
Возможные причины выявляемых потерь:
— злоупотребления сотрудника (хищение, подделка документов, зло¬употребление служебным положением);
— несоответствие нормам хранения библиотечного фонда (при этом открытый доступ признается как производственно-хозяйственный риск, а не как несоответствие);
— несоответствие нормам использования библиотечного фонда (читательская задолженность более 3-х лет; нарушение правил выдачи и количества выданного; выбытие учителей и учащихся из образовательного учреждения с невозвращенными в библиотеку изданиями).
Поскольку к фонду открытого доступа допускается не только библиотекарь, но и читатель, то возникает производственно - хозяйственный риск, связанный с увеличением возможности хищения книг со стороны читателя.
Данную утрату квалифицируют как производственно-хозяйственный риск и списывают документы по акту на основании п. 18 «Положения о бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Мин¬фина РФ от 26.12.1994г. №170.
Насколько правильно поставлена работа библиотекаря по сохранности фонда, особенно при открытом доступе можно судить по одному показателю: если в течение года из фонда исчезает количество документов, составляющее более 0,2 % книговыдачи, значит, следует искать причину в собственной недоработке. Необходимо искать причины (неудачное размещение фонда; слабая воспитательная работа и т.д.) и оперативно устранять их.
Нередко причиной списания является невозврат документа пользователем. Для подтверждения невозможности взыскать с пользователя задолженность ссылаются на зафиксированные в читательском формуляре напоминания о необходимости возврата библиотечных документов, справ¬ки из паспортного стола о его выбытий с места жительства и др. оправ¬дательную документацию
Комиссия вносит предложения по возмещению недостающих изданий,
если она возникла по вине сотрудника библиотеки; дает рекомендации по предотвращению потерь.
Заключение и предложения комиссия оформляет в протоколе, который утверждается руководителем.
По итогам проверки руководитель издает приказ, в котором дает оценку действиям комиссии и ответственному за фонд сотруднику; разрешает списание; принимает в случае необходимости административные меры поощрения, наказания; намечает меры к повышению уровня сохранения библиотечного фонда, сроки, ответственных за их исполнение и контроль за исполнением.
СДАЧА И ПРИЕМ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
Проверка фонда при смене материально ответственного лица также производится на основании приказа директора школы. Сроки про¬верки при приемке-сдаче не регламентированы нормативными документами и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части.
Если сдающий фонд отказывается принять участие в проверке, то сле¬дует оформить письменное обращение к нему о необходимости участия. Если получен отказ, желательно тоже письменный, проверка проводится без сдающего фонд. Копию этого обращения необходимо приложить к материалам проверки.
В случаях экстренной передачи проводят выборочную проверку наиболее ценных и редких изданий, а также дорогостоящих и дефицитных. Заключение и предложения комиссии оформляются протоколом, который вместе с актом передается на утверждение директору. Выборочная про¬верка не может быть засчитана как плановая.
Если вместо увольняющегося заведующего нет кандидатуры на освобождающееся место, то в состав комиссии включается ответственное лицо и составляется акт сдачи-приемки с указанием причин сдачи-приемки 1без проверки фонда.
В нем указывается:
— общее количество передаваемого фонда, зафиксированное в учетных документах;
— перечень документов учета (инвентарные книги, книги суммарного учета и др.) и их количество;
- сведения о стоимости фонда, соответствующие данным бухгалтерского учета.
На практике встречаются случаи, когда смена материально - ответственного лица происходит без проверки фонда по следующим причинам:
— в текущем году уже проводилась плановая проверка;
- экстренное увольнение заведующего;
— большой объем фонда и невозможность привлечения необходимого числа сотрудников для проверки фонда.
В таких случаях фонд передается на основании учетных документов без акта проверки.
Принимающий сотрудник может потребовать проведения проверки для установления фактического наличия фонда, за который он будет от¬вечать и не подписывать типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности до проведения проверки фонда.
Таким образом, проверка библиотечного фонда очень сложный и от¬ветственный процесс, вызывающий много вопросов даже у опытных со¬трудников библиотек. Кроме того, всегда надо помнить, что бухгалтер, да и другие члены комиссии — люди другой профессии. Они не обязаны знать тонкости библиотечного дела. Знакомство с представленными в списке литературы работами, посвященными использованию ряда доку¬ментов, помогут найти общий язык со всеми проверяющими, и аргумен¬тировано отстаивать свою точку зрения перед членами комиссии по про¬верке фонда.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Приказ
«____» ______ 200__
О плановой инвентаризации библиотечного фонда МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 1»
На основании письма Министерства финансов РФ «Об инвентари¬зации библиотечных фондов» от 04.11.1998 г. № 116~00—16—198 и при¬каза Министерства образования РФ «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» от 24.08.2000 г. № 2488
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию по инвентаризации библиотечного фонда в библиотеке средней общеобразовательной школы № 1 в составе:
Председатель: Иванова ОТ., завуч по воспитательной работе,
Члены комиссии: Попова И.Р., заведующая библиотекой,
Смирнова П.Н., библиотекарь,
Варова С.А.,бухгалтер,
Чамова В.Д., лаборант.
2. Провести инвентаризацию в период с __по .
3 Выведение результатов инвентаризаций осуществить к____.
4. Акт по результатам инвентаризации представить на утверждение_______ (дата)
Директор МОУ «СШ№ » Сидорова P.O.
С приказом ознакомлены:
ПРИЛОЖЕНИЕЗ
Алгоритм исключения утраченных книг
Библиотека → Устновление факта утраты →Составление акта и списка →Просмотр списка членами комиссии→ Проверка уважительности причин списания.→Утверждение акта → Отметка в инвентарной книге→ Отметка в КСУ → Списание документов с баланса в бухгалтерии →Ис-ключение сведений из каталогов.
ПРИЛ0ЖЕНИЕ4
В работе с инвентарными книгами «старых» библиотек (существующих не один десяток лет, сменивших много сотрудников, часто не имеющих профессионального образования), где не проводились проверки фонда по 10 лет и более, может встретиться очень много неприятных моментов. Все их надо последовательно отразить в служебной записке, которая прикладывается к акту о проверке фонда.
Директору МОУ«СОШ N° 1»
Сидоровой P.O.
от заведующей библиотекой
Поповой И. Р.,
Служебная записка
На момент окончания проверки библиотечного фонда по проверен¬ным инвентарным книгам числится 15.450 экз. книг; в книге суммар¬ного учета (часть 3) числится 16000 экз.
Полученная разница в 550 экз. объясняется рядом причин: (перечисляем встречавшиеся в практике..)
- идут двойные номера (ИК № 3, с.15);
- пропущены инвентарные номера (ИК № 4, с. 35);
- инвентарные номера проставлены, но не вписаны книги (ИК N° 5.С.43);
- инвентарный номер вычеркнут, но пометки об актирований нет (ИК № 6, с. 26);
- указываются номера актов, но инвентарные номера отсутствуют, самих актов нет в наличии (ИК № 3, с. 58);
- невозможность проверить инвентарную книгу № 1, так как ниж¬ние части страниц утрачены;
- есть надписи к инвентарным номерам типа «плюс 5 книг» (ИК № 2, с. 64);
- есть записи типа «2345-2354» с непонятным количеством выбыв¬ших изданий (ИК № 4, с. 34);
- есть утраченные листы инвентарной книги (ИК № 1, с, 78);
- есть номер акта: инвентарный номер и цена не вычеркнуты, а в примечании надпись «заменена другой» (ИК '№.'3, с. 66).
Акты предыдущих проверок отсутствуют; по пометкам в инвентарных книгах можно предположить, что они были в 1975 и в 1989 гг. Можно сделать вывод, что библиотечный фонд проверялся очень редко.
Прошу учесть данные обстоятельства и вношу предложение:
- откорректировать запись в книге суммарного учета (часть 3), ука¬зав количество библиотечного фонда по данным проверки 2003 г. исхо¬дя из вышеизложенных причин.
20.08.2003 Подпись
ПРИЛ0ЖЕНИЕ5
Директору МОУ «СЩ № 1
Сидоровой P.O.
от Поповой И.Р.,
заведующей библиотекой
Объяснительная записка
В процессе проверки библиотечного фонда выявлено недостающих изданий в количестве 400 экемпляров. Считаю, что причиной недоста¬чи являются следующие обстоятельства:
(перечислены встречавшиеся в практике.)
— ни разу не было проверки фонда;
— с момента последней проверки фонда прошло более 10 лет;
— фонд перемещался по неприспособленным помещениям 4 раза;
— 5 лет запасной фонд находился в хозяйственном помещении шко¬лы с практически свободным доступом другим работникам школы в силу производственной необходимости;
— имеющиеся производственные площади не предназначены для хранения и использования фонда в количестве___экз.;
— ко всему библиотечному фонду имелся открытый доступ;
— библиотечное оборудование прикреплено к полу и расположено так, что читатель не бывает в поле видимости библиотекаря.
Вношу предложение списать данное количество недостающих изданий, не превышающее нормативное, отнеся данную недостачу к категории нормального производственно-хозяйственного риска.
20:08.2003 Подпись
|
